Les documents à fournir pour vendre un bien immobilier

Écrit par Enzo VIDY . Mis à jour le 5 Octobre 2026 .
Temps de lecture : 15 min

Vous envisagez de vendre votre maison ou votre appartement et vous vous demandez quels documents préparer avant de signer chez le notaire ? Entre le titre de propriété, les diagnostics immobiliers, les documents de copropriété ou encore les pièces liées à un logement occupé, les justificatifs à réunir varient selon la nature et la situation du bien.

Meilleurtaux vous présente les documents à fournir pour chaque type de vente, les pièces à préparer pour le notaire et les principaux points à vérifier pour disposer d’un dossier complet avant la signature de l’acte authentique.

Tableau : les documents obligatoires selon le type de bien

Pour vendre un bien immobilier, plusieurs documents sont obligatoires et dépendent du type d’habitat que vous souhaitez mettre en vente. Voici un tableau récapitulatif de ces différents justificatifs.

Les documents d'identité et de propriété

Le titre de propriété et sa procédure en cas de perte

Le titre de propriété est le document officiel, délivré par un notaire, qui atteste qu’une personne est propriétaire d’un bien immobilier. Il contient notamment les informations relatives au bien, à son origine de propriété et aux éventuelles servitudes ou charges qui lui sont attachées. Obligatoire, ce document est ensuite conservé à vie par le propriétaire, ou jusqu’à la vente de son bien immobilier.

En cas de perte de l’acte de propriété, le propriétaire peut obtenir une copie de ce dernier. Le notaire conserve le document original : il est donc possible de contacter l’étude notariale qui détient l’acte afin d’en demander une copie. Cette démarche est payante, avec les frais correspondants notamment au désarchivage et à la reproduction du document.

Il est également possible de s’adresser au service de la publicité foncière et de l’enregistrement dont dépend le bien. Ce service administratif et fiscal conserve l’enregistrement des actes notariés et peut délivrer une copie de l’acte de propriété. Le coût de cette copie varie, selon la nature du document, de 6 € à 30 €.

La procédure diffère selon la date d’enregistrement de l’acte : pour un acte enregistré à partir du 1er janvier 1956, une demande de copie peut être effectuée à l’aide du formulaire dédié. En ce qui concerne les actes effectués avant cette date, un autre formulaire est disponible.

Pièce d'identité et situation matrimoniale

Dans le cadre d’une vente immobilière, le notaire doit vérifier l’identité et la capacité juridique des parties. Le vendeur doit donc fournir une pièce d’identité en cours de validité, ainsi que les informations nécessaires concernant sa situation matrimoniale : célibataire, marié, pacsé, divorcé ou veuf.

Selon sa situation, des justificatifs complémentaires peuvent être demandés, notamment un livret de famille, un contrat de mariage, une convention de PACS ou un jugement de divorce. Ces documents permettent au notaire de déterminer les règles applicables au bien et de vérifier les droits éventuels du conjoint ou du partenaire.

Le dernier avis de taxe foncière

Le dernier avis de taxe foncière est un document utile à remettre au notaire lors de la préparation d’une vente immobilière. Il permet notamment d’identifier les informations fiscales du bien et de connaître le montant de la taxe foncière dû au titre de la dernière année connue.

Le vendeur peut télécharger son avis depuis son espace particulier sur le site impots.gouv.fr, dans la rubrique « Documents ». Il est recommandé de transmettre au notaire le dernier avis disponible afin de faciliter la préparation du dossier et le calcul de la répartition de la taxe foncière entre vendeur et acquéreur lors de la vente.

À noter : la taxe foncière est due par le propriétaire au 1er janvier de l’année d’imposition. En cas de vente en cours d’année, l’acte peut prévoir une répartition entre vendeur et acquéreur, généralement calculée au prorata du temps de possession. Cette répartition entre les parties constitue toutefois un accord privé et ne modifie pas le redevable légal de l’impôt.

Le dossier de diagnostic technique (DDT) : ce qui est obligatoire

Le DPE et sa durée de validité réelle

Le diagnostic de performance énergétique (DPE) est obligatoire lors de la vente d’un logement, sauf exceptions prévues par la réglementation. Il doit être intégré au dossier de diagnostic technique (DDT) remis à l’acquéreur. Le DPE doit également être disponible dès la mise en vente du bien.

Depuis la réforme entrée en vigueur le 1er juillet 2021, un DPE est en principe valable 10 ans. Toutefois, tous les anciens DPE ne bénéficient pas de cette durée de validité :

• DPE réalisés avant le 1er janvier 2013 : ne sont plus valables (depuis 2013).
• DPE réalisés entre le 1er janvier 2013 et le 31 décembre 2017 : valables jusqu'au 31 décembre 2022.
• DPE réalisés entre le 1er janvier 2018 et le 30 juin 2021 ne sont plus valables depuis le 1er janvier 2025.

Ce qui rend un DPE invalide avant même son échéance théorique

Même lorsqu’il est encore dans sa période de validité, un DPE doit respecter plusieurs conditions pour être valable et exploitable dans le cadre d’une vente. Avant de l’intégrer au dossier, plusieurs éléments sont donc à vérifier :

• Le numéro d’identification à 13 chiffres : le DPE doit comporter ce numéro, qui permet de vérifier son enregistrement dans l’Observatoire DPE-Audit de l’Ademe. Sans ce numéro, le DPE n’est pas valable.
• La certification du diagnostiqueur : le professionnel doit être certifié pour réaliser un DPE. Son numéro de certificat doit pouvoir être vérifié dans l’annuaire des diagnostiqueurs certifiés.
• La visite effective du logement : le diagnostiqueur doit réellement visiter les locaux. Un DPE ne peut pas être établi à distance. Chaque local soumis au diagnostic doit être effectivement visité.
• Les moyens de mesure nécessaires : le diagnostiqueur doit utiliser les appareils et outils nécessaires à la réalisation du diagnostic, notamment pour le DPE.
• L’identité du diagnostiqueur : la personne qui réalise la visite doit bien être celle qui détient la certification.
• La vérification du DPE dans l’Observatoire de l’Ademe : tous les DPE sont recensés dans l’Observatoire DPE-Audit. Cette vérification permet notamment de contrôler l’existence et les informations associées au diagnostic.

Amiante, plomb, électricité, gaz, termites, ERP

Le dossier de diagnostic technique (DDT) regroupe plusieurs diagnostics et documents, dont l’obligation dépend notamment de l’âge du logement, de ses installations et de sa localisation. Avant la vente, vous devez impérativement vérifier quels diagnostics sont applicables au bien.

• Amiante : obligatoire pour les biens dont le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997. Pour une vente, l’état d’amiante doit être fourni à l’acquéreur. Sa durée de validité dépend notamment de sa date de réalisation et de son résultat.
• Plomb (CREP) : obligatoire pour les logements construits avant le 1er janvier 1949. Le diagnostic porte sur les revêtements contenant du plomb. Pour une vente, sa validité est illimitée lorsque le CREP ne révèle pas de plomb ou lorsque sa concentration est inférieure au seuil réglementaire. En présence de plomb au-dessus du seuil, il doit avoir été réalisé depuis moins d’un an au moment de la vente.
• Électricité : obligatoire lorsque l’installation électrique a plus de 15 ans. Le diagnostic doit être réalisé depuis moins de 3 ans au moment de la vente.
• Gaz : obligatoire lorsque l’installation de gaz a plus de 15 ans. Le diagnostic doit également dater de moins de 3 ans pour une vente.
• Termites : obligatoire uniquement lorsque le bien se situe dans une zone déclarée par arrêté préfectoral comme infestée ou susceptible de l’être à court terme. L’état relatif à la présence de termites doit dater de moins de 6 mois lors de la signature de l’acte de vente.
• État des risques (ERP) : obligatoire lorsque le bien est situé dans une zone concernée par les risques prévus par la réglementation. Il doit être remis à l’acquéreur et être à jour, notamment lorsqu’un événement ou une modification de la réglementation rend les informations précédentes obsolètes. L’ERP doit en principe avoir été établi depuis moins de 6 mois.

L'audit énergétique obligatoire pour les logements E, F et G

En France métropolitaine, l’audit énergétique réglementaire est obligatoire depuis le 1er avril 2023 lors de la vente d’une maison individuelle ou d’un immeuble d’habitation en monopropriété classé F ou G au DPE. Depuis le 1er janvier 2025, l’obligation concerne également les logements classés E. Elle sera étendue aux logements classés D à compter du 1er janvier 2034.

Dans les départements et régions d’outre-mer (DROM), l’obligation concerne actuellement les bâtiments classés F ou G. Elle sera étendue aux bâtiments classés E à partir du 1er janvier 2028.

Le carnet d'information du logement

Logement neuf ou logement rénové depuis 2023

Le carnet d’information du logement (CIL) est un dossier qui rassemble les informations utiles sur les caractéristiques du logement et les travaux ayant une incidence sur sa performance énergétique. Il concerne aussi bien les logements neufs que les logements existants ayant fait l’objet de certains travaux de rénovation depuis le 1er janvier 2023.

Pour un logement neuf, le CIL est obligatoire lorsque le permis de construire ou la déclaration préalable a été déposé à partir du 1er janvier 2023. Pour un logement existant, il doit être créé lorsque des travaux de rénovation ayant une incidence significative sur la performance énergétique sont réalisés. Cela concerne notamment l’isolation de la toiture, des murs, des planchers bas ou des parois vitrées, ainsi que l’installation ou le remplacement de systèmes de chauffage, de refroidissement ou de production d’eau chaude sanitaire.

Ce que doit contenir le carnet et comment le constituer

Le carnet d’information du logement (CIL) rassemble les informations permettant de connaître les caractéristiques du logement et les travaux réalisés ayant une incidence sur sa performance énergétique. Il est établi et mis à jour sous la responsabilité du propriétaire, qui doit conserver les documents nécessaires et les intégrer au carnet.

Selon la nature du logement et des travaux réalisés, le CIL peut notamment comprendre :

• les plans du logement, ainsi que les plans, schémas et descriptifs relatifs à sa construction ;
• les informations concernant l’isolation thermique de la toiture, des murs donnant sur l’extérieur, des parois vitrées et portes donnant sur l’extérieur et des planchers bas ;
• les caractéristiques des équipements de chauffage, de refroidissement, de production d’eau chaude sanitaire et de ventilation ;
• les notices de fonctionnement, de maintenance et d’entretien des équipements lorsqu’elles sont disponibles ;
• les documents relatifs aux travaux de rénovation énergétique, notamment les caractéristiques des matériaux et équipements installés ;
• les documents attestant de la performance énergétique du logement, notamment le DPE et, lorsqu’il existe, l’audit énergétique ;
• pour un logement neuf, les documents et attestations liés notamment à la RE2020 et aux éventuels labels ou certifications.

Les documents spécifiques à la vente en copropriété

Les documents de la copropriété

Lors de la vente d’un lot de copropriété, le vendeur doit remettre à l’acquéreur un ensemble de documents permettant de l’informer sur l’organisation de la copropriété, son état financier et les éventuels travaux à venir. Une partie de ces documents doit être remise dès la signature de la promesse de vente.

Le dossier comprend notamment :

• le règlement de copropriété, ainsi que l’état descriptif de division et les éventuels actes modificatifs publiés ;
• les procès-verbaux des assemblées générales des 3 dernières années, lorsqu’ils sont disponibles ;
• la fiche synthétique de la copropriété ;
• le carnet d’entretien de l’immeuble ;
• les conclusions du diagnostic technique global (DTG) lorsqu’il existe ;
• le plan pluriannuel de travaux (PPT) ou le projet de PPT, lorsqu’il est applicable ;
• les informations financières de la copropriété, notamment les charges courantes et les sommes susceptibles de rester dues par le vendeur ou d’être appelées auprès de l’acquéreur.

Le vendeur doit également communiquer certaines informations concernant l’état financier du lot : montant des charges courantes et hors budget prévisionnel payées au cours des deux derniers exercices, sommes susceptibles d’être dues au syndicat des copropriétaires et état des éventuelles procédures en cours au sein de la copropriété.

Pré-état daté et état daté : ne pas confondre ces deux documents

Le pré-état daté désigne, en pratique, le document qui rassemble les principales informations administratives et financières concernant le lot mis en vente et la copropriété. Cette obligation d’information de l’acquéreur a été instaurée par la loi ALUR du 24 mars 2014.

Il détaille notamment la situation financière de la copropriété, le montant des charges courantes, les éventuelles procédures en cours, ainsi que les informations relatives à la quote-part du fonds de travaux attachée au lot.

Ce dernier ne doit pas être confondu avec l’état daté, qui est un document réglementé établi exclusivement par le syndic et transmis au notaire avant la signature de l’acte authentique. Il permet de déterminer précisément les sommes dues par le vendeur et celles qui pourront être mises à la charge de l’acquéreur.

Pourquoi le pré-état daté peut coûter plus cher que l'état daté final

Le pré-état daté ne fait l’objet d’aucun tarif fixé par la loi. Son coût est donc librement déterminé lorsqu’une prestation est facturée au vendeur.

À l’inverse, l’état daté est une prestation du syndic dont le tarif est encadré par la réglementation. Son montant est plafonné à 380 € TTC.

Cette différence explique pourquoi les frais demandés pour un pré-état daté peuvent varier d’un syndic à l’autre, tandis que le montant de l’état daté ne peut pas dépasser le plafond légal.

Comment éviter de payer un pré-état daté surfacturé

Le pré-état daté n’étant pas soumis à un tarif réglementé, son coût peut varier lorsqu’une prestation est proposée par le syndic. Pour éviter des frais excessifs, le vendeur peut d’abord vérifier s’il dispose déjà des informations nécessaires dans les documents de la copropriété.

Avant d’accepter une prestation payante, il est conseillé de :

• demander le détail des frais et des informations ou documents concernés ;
• vérifier les documents déjà en sa possession, notamment les procès-verbaux d’assemblée générale, le règlement de copropriété, la fiche synthétique et les relevés de charges ;
• demander au syndic si les informations peuvent être transmises sans prestation spécifique.

Si le logement est loué : les documents à fournir en plus

Le bail, les quittances et l'état des lieux

Lorsqu’un propriétaire vend un logement occupé, l’acquéreur doit être informé de la situation locative du bien. Le vendeur doit donc préparer les documents permettant de connaître les conditions du bail et la situation du locataire.

• Le contrat de location (bail) : il permet à l’acquéreur de connaître notamment la date de début du bail, sa durée, le montant du loyer et des charges, ainsi que les principales conditions de la location. Le bail est transmis à l’acquéreur afin qu’il puisse prendre connaissance de la situation locative du logement.
• Les dernières quittances de loyer : elles permettent de justifier les paiements effectués par le locataire et de vérifier la situation locative. Il est pertinent de conserver et de transmettre les dernières quittances disponibles, notamment lorsque la vente intervient avec le locataire en place.
• L’état des lieux : l’état des lieux d’entrée décrit l’état du logement au début de la location. Il est utile à l’acquéreur, qui devient le nouveau bailleur après la vente et reprend les droits et obligations attachés au contrat de location.

Ce que change la vente d'un bien occupé pour l'acquéreur

Acheter un logement occupé signifie que l’acquéreur devient le nouveau bailleur sans mettre automatiquement fin au contrat de location. Le bail se poursuit dans les mêmes conditions avec le nouveau propriétaire : durée, loyer et principales clauses du contrat restent applicables.

L’acquéreur reprend donc les droits et obligations du bailleur à compter de la vente. Il doit notamment assurer l’entretien du logement et respecter les obligations liées au contrat de location. Il devra également restituer le dépôt de garantie au locataire lorsque le bail prendra fin.

Les documents à remettre le jour de la signature

Pour préparer la signature de l’acte authentique dans les meilleures conditions, le vendeur et l’acquéreur doivent réunir les principaux documents nécessaires à la finalisation de la vente.

Pour le vendeur

Le vendeur doit notamment prévoir son titre de propriété, les derniers relevés de charges lorsque le bien est situé en copropriété, ainsi que les diagnostics immobiliers requis selon les caractéristiques du logement, tels que le DPE, le diagnostic amiante ou le constat de risque d’exposition au plomb.

Pour l’acheteur

L’acquéreur doit de son côté fournir une pièce d’identité, les éléments justifiant son financement de l’acquisition, notamment l’accord de prêt et, le cas échéant, les justificatifs relatifs à son apport personnel, ainsi qu’une copie du compromis ou de la promesse de vente signée.

Le notaire complète ensuite le dossier avec les documents et vérifications nécessaires à la vente, notamment les informations cadastrales et hypothécaires, afin de s’assurer de la situation juridique du bien et de permettre la signature de l’acte authentique.

Que se passe-t-il si un document est manquant ou périmé ?

Un document manquant ou périmé peut empêcher de finaliser le dossier de vente dans les délais prévus. C’est notamment le cas de certains diagnostics immobiliers, dont la validité est limitée et qui doivent être annexés à la promesse de vente ou, à défaut, à l’acte authentique. Le document concerné devra alors être obtenu ou actualisé avant la signature.

Pour éviter un report de l’acte authentique, il est donc recommandé de vérifier suffisamment tôt avec le notaire que l’ensemble des pièces nécessaires au dossier est complet et à jour.

Questions fréquentes sur la vente

Le vendeur peut-il refuser de payer le pré-état daté demandé par le syndic ?

Oui. Le pré-état daté n’est pas un document dont le tarif est réglementé par la loi. Le vendeur peut donc refuser une prestation facturée sous cette appellation et réunir lui-même les informations nécessaires à l’acquéreur, sous réserve de fournir les documents légalement requis.

Un diagnostic réalisé pour une location peut-il servir pour une vente, ou faut-il le refaire ?

Un diagnostic réalisé lors d’une mise en location peut être réutilisé lors de la vente s’il est toujours valable et conforme aux exigences applicables à la vente. C’est notamment le cas du DPE, valable 10 ans lorsqu’il a été réalisé depuis le 1er juillet 2021. En revanche, certains diagnostics ont une durée de validité plus courte pour une vente et doivent alors être renouvelés.

Que devient le dossier de diagnostics si la vente n'aboutit pas et que le bien est remis en vente plus tard ?

En cas de nouvelle mise en vente, les diagnostics déjà réalisés peuvent être utilisés s’ils sont toujours valides et répondent aux exigences applicables à la vente. Le vendeur doit donc vérifier la validité de chaque diagnostic et faire renouveler ceux qui sont arrivés à échéance.

Un acquéreur peut-il exiger un document que la loi ne rend pas obligatoire ?

Non, pas au seul motif qu’il le demande. Si un document n’est imposé ni par la loi ni par le contrat, le vendeur n’est pas tenu de le remettre. En revanche, les parties peuvent convenir de sa transmission dans le cadre de la vente.

Comment le notaire vérifie-t-il que le dossier de vente est complet avant de fixer la date de signature ?

Le notaire réunit et contrôle les pièces nécessaires à la vente, notamment le titre de propriété, les renseignements hypothécaires, les documents d’urbanisme, les diagnostics et les éléments relatifs aux éventuels droits de préemption. Lorsque les formalités et vérifications nécessaires sont accomplies, le dossier peut être finalisé en vue de la signature de l’acte authentique.