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Quid de la conservation des documents administratifs ?

Durée de conservation de documents administratifs

Relevés bancaires, avis d’imposition, fiches de paie, quittances de loyer… tous les documents administratifs sont à conserver précieusement. En effet, certains documents et pièces administratifs pourront vous être utiles pour faire valoir vos droits en cas de contestation ultérieure. De façon générale, la durée minimale de conservation des documents se rapporte à la durée pendant laquelle on peut agir en justice.

Conservation des documents concernant le logement

Vous êtes propriétaire d’un bien immobilier ? Vous devez conserver le titre de propriété remis par le notaire au moins aussi longtemps que vous êtes détenteur de ce bien. Et si vous avez souscrit un prêt immobilier, il est important de garder une copie du contrat au moins 2 ans après le versement de la dernière échéance.

Si vous êtes locataire, conservez votre contrat de bail ainsi que les quittances de loyer durant toute la durée de la location, et pendant les 5 années qui suivent la fin de la location.

Dans le cas d’une copropriété, le statut doit être conservé jusqu’à la revente du bien.

En ce qui concerne les charges de copropriété, les correspondances avec le syndic et les PV recueillis durant les assemblées générales, il faut les conserver durant 10 ans minimum.

En ce qui concerne les factures d'électricité et de gaz, les factures d'eau et les factures de téléphone (incluant l’accès à internet), vous devez les conserver respectivement pendant 5 ans, 4/2 ans (4 ans si la fourniture en eau est assurée par une personne publique, 2 ans si le fournisseur est une entreprise privée) et un an. Si vous avez contracté un contrat d’assurance habitation, ce document doit être conservé tant qu’il n’est pas résilié et 2 ans après révocation.

Conservation des documents concernant la famille

Il est important de conserver « à vie » certains papiers.

Il s’agit des actes d’état civil, des actes relatifs au mariage, des actes de reconnaissance d'un enfant, des jugements de divorce et d'adoption, des documents relatifs aux donations, testaments et successions ou encore du livret de famille.

Idem pour les justificatifs relatifs à la santé (carnet de vaccination, carte de groupe sanguin, résultats des examens médicaux…). Il est aussi important de souligner que les avis de paiement des prestations familiales doivent être conservés au moins durant 2 ans.

Conservation des pièces relatives aux impôts et taxes

En ce qui concerne les impôts, gardez dans vos archives les divers justificatifs et autres preuves de paiement pendant au moins 4 ans.

Concernant l’IR, les déclarations de revenus doivent être conservées durant 3 ans minimum. Ainsi, en cas de litige avec l’administration fiscale, ces éléments vous permettront de faire valoir vos droits.

Conservation des documents concernant la banque

Les talons de chéquier, les relevés de compte, ainsi que les bordereaux de versement/virement/prélèvement, qui constituent la preuve de remise d’argent, doivent être conservés durant un délai de 5 ans, un délai correspondant à celui de l'action civile.

Si ces pièces renferment toutefois des informations relatives à des créances, elles doivent être conservées plus longtemps.

Conservation des documents relatifs à la vie professionnelle

Les bulletins de salaire, contrats de travail et certificats de travail doivent être conservés indéfiniment. Quant aux documents qui peuvent s’avérer utiles pour exiger un paiement (des arriérés de salaire, des indemnités diverses, etc.) ils doivent être conservés durant au moins 5 ans.

Concernant les pièces relatives aux allocations chômage, les actions en paiement se prescrivent au bout de 2 ans, toutefois l’ASSEDIC dispose d'un délai de 3 ans pour exiger le reversement des sommes indûment payées, ainsi il va falloir conserver ces documents pendant au moins 3 ou 4 ans.

Bon à savoir

Certains documents – en particulier les factures – sont aujourd’hui remis aux destinataires sous format numérique.

Dans ce cas, les pièces numériques ont la même portée juridique et la même durée de conservation que les documents sur support papier.

Néanmoins, si vous avez pris l’initiative de numériser des documents papier afin de les archiver sur un ordinateur ou sur un support de stockage similaire, ils perdent leur valeur juridique et ne pourront servir de preuve en cas d’action en justice.

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