Etat des lieux locatif : modalités, coût et recours en cas de litige

Écrit par La rédaction Meilleurtaux . Mis à jour le 30 mars 2023 .
Temps de lecture : 14 min

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Indispensable pour l'investissement locatif. Effectué lors de l’entrée et la sortie du logement en location (meublé ou non), l’état des lieux permet au locataire et au propriétaire de constater l’état du bien loué afin d’éviter tout litige. Le point sur ses modalités, son coût et les recours en cas de litige.

Qu’est-ce qu’un état des lieux locatif ?   

Un état des lieux locatif est un document annexé au contrat de location ayant pour but de décrire minutieusement l’état du bien meublé (état neuf ou usé), ainsi que celui de ses équipements le cas échéant. Ce document est à la fois utilisé pour les logements vides et les logements meublés, et doit être établi de façon contradictoire entre les deux parties. Lorsque le logement est meublé, l’état des lieux est évidemment plus complet, et doit être rempli avec attention.

La loi Alur de 2014 a rendu l’état des lieux obligatoire pour les locations de résidence principale. Seule exception : les baux signés avant cette date pour des logements meublés.

Quand et pourquoi réaliser un état des lieux locatif ?   

Lorsqu’un bien (appartement ou maison) est mis en location, deux états des lieux doivent être réalisés. En vertu de la loi, ceux-ci font partie du contrat de location (sauf location saisonnière), dont ils ne peuvent être dissociés :

• un état des lieux d’entrée
• un état des lieux de sortie

En cas de litige, la comparaison de ces deux documents permet d'établir les responsabilités du propriétaire et du locataire.

L’état des lieux d’entrée   

Elaborée par le propriétaire du logement (ou l’agence immobilière mandatée à cet effet), la trame du document est remise au locataire lors de son entrée dans les lieux, c’est-à-dire généralement lors de la remise des clés par le propriétaire.

Les parties au contrat vérifient l’état de chaque élément du logement (mur, plafond, sol, équipements...), et complètement alors conjointement le document. Une fois le document rempli, le propriétaire et le locataire signent ce dernier et conservent chacun un exemplaire. En cas de colocation, l’état des lieux doit être établi en autant d’exemplaires qu’il y a de parties.

L’état des lieux de sortie  

Lorsque le locataire quitte le logement, propriétaire et locataire se réunissent à nouveau pour remplir un état des lieux de sortie. Ils peuvent alors comparer l’état du bien lors de l’entrée et la sortie du locataire. Lorsqu’aucun changement d’état n’est à déplorer, il n’y a aucune difficulté. 

En revanche, lorsque des éléments du logement sont dans un moins bon état à la sortie (trous dans les murs, meubles ou literie abimés dans le cas d’un logement meublé...), se posera la question de la responsabilité du propriétaire ou du locataire (usure normale ou dégradations du fait du locataire ?). 

A savoirSi rien dans la loi n’impose la réalisation d’un état des lieux de sortie au moment même de la remise des clés du locataire, il doit avoir lieu peu de temps après la restitution du logement. Le but : garantir que l’état du bien soit en adéquation avec celui dans lequel il était au moment du départ du locataire.

L’intérêt de l’état des lieux locatif pour les parties

Ces documents font office de référence en cas de litige. Ils permettent d’estimer à qui les travaux doivent être imputés pour réparer d’éventuels dégâts, c’est-à-dire en cas de différences notables entre l’état du bien antérieurement à l’entrée dans les lieux du locataire, puis à la sortie.

Côté propriétaire, l’état des lieux lui permet d’être remboursé en cas de dégradations résultant de la négligence du locataire, en utilisant tout ou partie du dépôt de garantie versé par le preneur à l’entrée dans les lieux.

Côté locataire, l’état des lieux présente l’intérêt de s’assurer du bon état de jouissance du bien fourni et d’usage des équipements inclus. Surtout, il fait office de preuve que les éventuelles dégradations qui pourraient lui être reprochées au moment de quitter le logement étaient déjà présentes lors de l’entrée dans les lieux.

Par exemple, si le locataire a signé un bail pour un appartement composé d’un canapé troué (trou mentionné dans l’état des lieux d’entrée), le propriétaire ne pourra pas lui reprocher, à la sortie du logement, d’avoir lui-même dégradé le canapé lorsqu’il occupait les lieux.

Pour rappel, le locataire est tenu de faire les travaux et réparations locatives qui relèvent de l’entretien courant pendant toute la durée du bail : rebouchage des trous éventuellement faits, dégorgement des canalisations d’eau, nettoyage des dépôts de calcaire sur les appareils sanitaires, remplacement des ampoules défectueuses... (liste non exhaustive). De même, les dommages causés par sa négligence (absence d'entretien ou manque de soin) durant le bail sont à sa charge.

Sa responsabilité est également engagée si les dommages ont été causés par des personnes qui résident habituellement avec lui dans le logement (invités, personnes hébergées...). En cas de cambriolage, le locataire devra contacter son assureur.

En revanche, c’est le propriétaire qui est tenu de réparer les dommages causés par la vétusté, c’est-à-dire les changements mineurs liés à l’usure naturelle des lieux causée par le temps (peinture qui s’effrite, bois qui vieillit...). En effet, il ne peut pas réclamer à la sortie du locataire un état du bien strictement identique à celui dans lequel il était lors l’entrée dans les lieux du locataire. De même, en cas de force majeure (catastrophe naturelle...), les dommages causés sont également de la responsabilité du propriétaire.

Comment établir un état des lieux ?  

Quelle forme doit respecter l’état des lieux ?

L'état des lieux doit être établi soit sur support papier, soit sous forme électronique. Il doit ensuite être remis en main propre ou de manière dématérialisée à chacune des parties (propriétaire, locataire) ou à leur mandataire au moment de sa signature.  

Pour juger correctement l’état du logement, le propriétaire et le locataire doivent constater ensemble l'état des lieux dans de bonnes conditions d'éclairage, à l’entrée comme à la sortie. Dans le cas d’un logement meublé, l’état des lieux doit faire mention des meubles ou équipements indiqués au contrat de location.

Lors de l’établissement d’un état des lieux, les parties peuvent procéder de deux manières :

• réaliser un document unique, qui sera à la fois utilisé lors de l’entrée et la sortie des lieux. Sur celui-ci, figure alors pour chaque pièce du logement une colonne "à l'entrée du locataire" et une colonne "à la sortie du locataire" 
• réaliser deux documents, à l’entrée et à la sortie du locataire, qui sont identiques.

Bon à savoirLa forme de l’état des lieux est libre, l’essentiel étant que le ou le ou les document(s) puisse(nt) permettre de juger correctement de l’état du logement à l’entrée et à la sortie des lieux afin d’effectuer une comparaison. Pour ce faire, les parties peuvent appliquer une “grille de vétusté” à la signature du contrat de bail. Ce document annexé à l'état des lieux permet de mesurer la dégradation des différents éléments composant le logement.

Quelles sont les mentions obligatoires ?

L'état des lieux (entrée et sortie) doit indiquer plusieurs informations sur le logement à louer : type d’état des lieux (entrée ou sortie), date de l’état des lieux, adresse du logement, nom et prénom du bailleur (ou de son mandataire) et du locataire, domicile ou siège social du bailleur (ou de son mandataire), relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie le cas échéant, système de chauffage et d’eau chaude sanitaire (collectif, individuel, électrique, gaz), type et nombre de clés pour accéder au logement (clé d’immeuble, badge ou clé portail, cave ou garage...).   

Il doit également préciser l’état de la ou des pièces du logement (entrée, cuisine, salle à manger, séjour, chambres, salles d’eau, WC...). Tout doit être mentionné, équipements inclus (pour les meublés) : état des murs, des sols, des plafonds, des portes, de l’éclairage, des prises électriques...

Avec, à chaque fois, plusieurs colonnes : état très bon, bon, passable, mauvais. Dans le cas d’un logement meublé, un inventaire des équipements peut être dressé. Puis, une rubrique “observations ou réserves” peut être insérée, de même que des photos du bien. Enfin, la date et la signature des parties (ou tiers mandatés) doivent être renseignés.   

Quel est le coût d’un état des lieux ?

Le coût d’un état des lieux réalisé entre le propriétaire et le locataire

Lorsque l’état des lieux est rédigé directement entre le locataire et le propriétaire, c’est-à-dire sans intermédiaire, il n’engendre aucun frais. Le propriétaire ne peut donc pas réclamer un paiement au locataire.

Le coût d’un état des lieux réalisé par un professionnel  

Si l'état des lieux d'entrée est réalisé par l'intermédiaire d'un professionnel (agent immobilier, agence de gestion locative), une partie des frais doit être payée par le locataire. Cependant, son montant est encadré. En effet, le locataire ne peut pas payer plus de la moitié des frais facturés, ni dépasser la somme de 3 euros TTC/m3 de surface habitable.

Par exemple, pour un logement de 50 m2, si l’état des lieux est facturé 250 euros par l’agence immobilière, en tant que propriétaire vous devrez payer la moitié, soit 125 euros, tout comme le locataire.

En revanche, si l’état des lieux est facturé 350 euros par l’agence, vous n’avez pas à payer 175 euros, mais plus. En effet, le locataire ne peut pas être facturé plus de 150 euros de frais d’état des lieux sur ce bien (50 x 3 euros TTC/m3 = 150 euros). En conséquence, vous devez régler 200 euros (350 – 150 = 200).

En revanche, aucun état des lieux de sortie ne peut être facturé au locataire. Le propriétaire devra donc payer l’intégralité à l’agence immobilière.

Le coût d’un état des lieux réalisé par la justice

Même si le plus souvent, les parties (ou leurs représentants) s’entendent à l’amiable sur la réalisation d’un état des lieux (d’entrée et/ou de sortie), parfois, l’une d’elles refuse de le réaliser, ou garde le silence. Le cas échéant, la partie “lésée” peut recourir à un commissaire de justice pour le rédiger, à condition d’informer l’autre partie au minimum sept jours à l’avance par LRAR.

Le commissaire de justice va alors décrire avec minutie le logement, sa composition et juger de son état de conservation. Cette opération implique des coûts. Le montant des frais d’acte d’un constat locatif dépend de la surface du logement. Le coût total est compris entre 160 et 255 euros environ (frais d’acte et frais annexes compris).

Bon à savoirLes frais d’un constat locatif sont à diviser en parts égales entre le propriétaire et le locataire.

Est-il possible de modifier un état des lieux locatif après signature ?

Selon la loi, l’état des lieux d’entrée peut être complété par le locataire dans les 10 jours calendaires suivant sa tenue, et pendant le premier mois de chauffe pour les éléments de chauffage. Ce délai lui permet de signifier des défauts qui n’auraient pas été répertoriés lors du rendez-vous avec le propriétaire (dysfonctionnement de la serrure, des prises électriques, mauvais écoulement de l’eau...).

En cas de refus du bailleur de modifier l’état des lieux, le locataire peut saisir la CDC (commission départementale de conciliation) dont dépend le logement. Son but est de chercher un règlement amiable aux litiges opposant bailleur et locataires, afin de ne pas engorger les tribunaux. L’état des lieux de sortie ne peut en revanche pas être modifié. 

Que se passe-t-il en cas d’absence d’état des lieux locatif ?

En l’absence d’état des lieux, résultant par exemple d’un refus des parties (propriétaire et/ou locataire) de le réaliser, ou d’une négligence de leur part, le bien mis en location est présumé être en bon état. De fait, le locataire est tenu de le restituer en bon état lorsqu’il quitte le logement. Le locataire est donc “handicapé” par cette absence d’état des lieux, notamment si lors de son entrée dans les lieux, le logement est dans un état déplorable. 

En cas d’absence d’état des lieux, le locataire qui contesterait le bon état présumé du logement doit apporter des preuves du mauvais état initial du logement (grâce à des photos réalisées par un commissaire de justice notamment). En revanche, si l’absence d’état des lieux résulte de la seule volonté du propriétaire, le locataire doit lui adresser une mise en demeure par LRAR ou par acte d’huissier. Si, malgré cette mise en demeure, il refuse de s’exécuter, ce sera à lui de prouver avoir donné le logement en bon état d'usage, et que c’est le locataire qui a dégradé le bien.

Quels recours en cas de litige sur l’état des lieux ?

En cas de litige sur un état des lieux locatif, quelques étapes sont à suivre. D’une part, que vous soyez propriétaire ou locataire, essayez de discuter avec l’autre partie afin de trouver une solution à l’amiable. Pour ce faire, saisissez-vous ensemble du ou des documents, et relisez-les point par point pour éventuellement trouver un accord. Et si vous estimez que votre locataire vous a restitué certains équipements dans un mauvais état, fournissez des preuves de l’état d’origine (photos, vidéos, etc.).

En l’absence d’accord mutuel, vous pouvez recourir à un expert en immobilier. Ce dernier pourra vous aider à évaluer les dommages et à établir un rapport en toute impartialité. Toutefois, cette opération n’est pas sans frais. Vous pouvez donc contester l’état des lieux gratuitement devant une commission départementale de conciliation ou un conciliateur de justice. Si cette conciliation n'aboutit pas, vous pouvez saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement afin de trancher le litige.

Questions fréquentes sur l’état des lieux locatif

Quand et pourquoi réaliser un état des lieux locatif ?

Un état des lieux est réalisé à deux moments : lorsqu’un locataire emménage dans un logement, et lorsqu’un locataire quitte le logement. L'objectif est de dresser un inventaire détaillé de l'état du bien, des équipements et des meubles à la date de l'emménagement ou du départ, afin de déterminer les éventuels dommages et de s'assurer que tout est en bon état de fonctionnement.

Les deux parties (locataire et propriétaire) doivent être présentes (ou représentées), et remplir conjointement le ou les document(s), afin d’éviter les différences d'interprétation. Pour ce faire, elles peuvent également prendre des photos afin de compléter le document (et des vidéos si l’état des lieux est fait de façon numérique).

Comment établir un état des lieux locatif ?

L'état des lieux doit être établi sur support papier ou électroniquement, puis remis à chacune des parties (propriétaire, locataire) ou à leur mandataire. Ces dernières doivent conjointement constater l'état du bien dans de bonnes conditions d'éclairage, et réunir en un ou deux documents l’état des lieux d’entrée et de sortie du bien.

Ces documents doivent notamment mentionner l’adresse du logement, les coordonnées du bailleur et du locataire, les relevés des compteurs individuels de consommation d'eau ou d'énergie le cas échéant, puis préciser l’état des différentes pièces du logement (entrée, cuisine, salle à manger, chambres, salles d’eau...) et les équipements inclus, à l’aide de colonnes à compléter relatives à l’état (très bon, bon, passable, mauvais). Enfin, pour être valable, l’état des lieux doit être daté et signé par les parties (ou tiers mandatés).

Quel est le coût d’un état des lieux locatif ?

Trois situations sont à distinguer. D’une part, si l’état des lieux est rédigé sans intermédiaire, le propriétaire ne peut réclamer aucun paiement au locataire. Si l'état des lieux d'entrée est fait par l'intermédiaire d'un agent immobilier, la moitié des frais doit être payée par le propriétaire, l’autre par le locataire.

Avec une réserve toutefois : le locataire ne peut pas payer plus de 3 euros TTC par m2 de surface habitable. Quant à l’état des lieux de sortie, il ne peut être facturé au locataire. Enfin, si l’état des lieux est effectué par un commissaire de justice, les parties devront régler à part égales les frais d’acte du constat locatif (variables selon la surface du bien), ainsi que les frais pour les lettres de convocation et frais de déplacement du commissaire de justice.

Que se passe-t-il en cas d’absence d’état des lieux locatif ?

L’absence d’état des lieux locatif résultant d’une négligence ou d’un refus du locataire est préjudiciable à ce dernier, car il existe une présomption de délivrance du logement en bon état. De fait, dans l’hypothèse où le locataire serait entré dans un logement en mauvais état, il devra le rendre en bon état lorsqu’il quittera les lieux.

A moins qu’il ne parvienne à prouver le mauvais état initial du logement, via des photos notamment. Si, en revanche, l’absence d’état des lieux résulte du propriétaire malgré la mise en demeure envoyée par le locataire, le propriétaire devra prouver avoir donné le logement en bon état, s’il le récupère dégradé lors de la sortie du locataire.

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